意思決定はやはり会議で決まる事が多く、会議の進め方をマネージメントするのはやはり大切です。会議を円滑に進める技法をファシリテーションと呼びます。
私自身の経験と反省からファシリテーションで大切と思う事を紹介したいと思います。
会議を進める上での注意点
決めるための全体会議では事前擦り合わせ（分科会）が必要
全体会議を決めるための会議と位置付けるのであれば、事前に関係者で深く議論をして方向性は打ち合わせておく必要が有ります。いきなり決める会議で対策はどうしましょうか？と持ち出しては紛糾してくださいと言っているようなものです。
全体会議まで待てない、早くアクションを決めて動く必要がある場合は当然、必要な関係者を集めて議論し、全体会議を待たずに、アクションを決めて行く必要が有ります。
その場合は全体会議では進捗報告、承認、が目的となります。その辺りは臨機応変に対応すべきと思います。
事前準備/オープニング
多くの方がコメントされているように、そもそも何のための会議なのか？決めなければいけないことは何か？タイムスケジュールはどうするか？に関しては事前、遅くても前の日の午前中には関係者にメールなどで周知すべきです。
また、オープニングでもその点は再確認した方が良いと思います。
書記担当を明確にし、議長は進行に専任。
会議中にメモを取るのは正直、時間の無駄ですし、議論に集中しているとメモも取れません。特に、議長が書記も兼ねる方がいますが無理です。
書記は、誰か一人を任命しましょう。また、書記の役割は、自分のノートにメモを取るのでは不十分です。
議論のポイントや、状況が関係者で共有できるように、状況をW.Bに記載して行く事が書記の大切な役割です。
別にW.Bでなくスクリーンに映しても良いですが、自分のメモを常にみんなに見える状態にしておきます。
議論だけでは、内容が頭の中に残らないので、常に、現状、何を話しているのか、参加者に分かるようにします。
その際、資料の説明内容などは書く必要はありません、議論の発言の内容を、主張、その理由、根拠を書くことが大切です。
そのことで、行ったり来たりの無駄な議論も減り、スクリーンやW.Bを見ながらの議論になるので個人攻撃になりにくい。といった利点もあります。
参考図書：戦略的交渉入門、田村次郎・隅田浩司 日経文庫
決める会議では参加者全員の意見を聞く必要は無い。
会議の参加者全員が発言できるように促し、議論を活発化することが大切である旨、色々書かれている事が多いですが、私は、その点は疑問に思っています。
発言される人が限られていたり、自由に発言できない雰囲気が有るのは問題ですが、必ず全員の意見を聞く必要は無いと思っています。
特に全体会議では発言しない人は、発言する必要が無いと思っているから発言しないのです。発言をしない人は参加すべきではない。という人もいますが、どういった話になるのかわからないので参加しておきたいと思っている人もいると思います。
また、会議の時には浮かばなかったアイデアが、その会議の内容を受けて後で思い浮かぶ場合もあります。なので、参加するな。というのもどうかと思います。
ただ、そういった人に発言を求めても正直、時間の無駄です。意見を求めても、誰かの議論の繰り返しだったり、ピントがずれていたりすることが多いです。その為、結果的に無駄な時間が取られ、話が蒸し返されたり、脱線することも多いと思います。
何も発言しない人がいると雰囲気を乱す。という方もいますが、最近は殆どがリアルとリモートで実施されるのが普通ですので、発言するつもりのない方はリモートで参加する方が良いかもしれません。
私は、発言を促すよりは、何も発言しない人で、何か言いたげだった人や、やけに、批判的な意見にうなずいていた人などは、会議の後、個別にフォローするのが良いと思っています。
本当は言いたいことがあったんじゃないの？など個別にフォローするのです。
また、決まった内容に、強くは否定しないけど、十分納得していないという方もいらっしゃいます。そういった方は、発言の言葉尻や、表情から、判断するしかありません。
その場で決まったことに全員が納得している会議など、逆に不自然です。
皆の前で改めて発言するまでもない。と思われているのでしょうから、個別にヒヤリングすることで、良く聞いてくれたとその後の関係が良好になるし、有益な情報が得られる事も多いです。
議論を深める会議（分科会）で発言しないのは時間の無駄
一方、議論を深めるための個別の会議では、参加者は極力絞り、議論すべきです。ここで発言しないのであれば参加している意味が有りません。
透明性を持たせるために、参加者は全員会議で承認しておくべきですが、参加者も極力少なくすることが大切です。
活発に深く議論するには、参加者は多くても4人から5人が良いように思います。
反対意見に耳を傾ける。
先に、参加者全員の意見を聞く必要は無い。と書きましたが、発言が一人に集中したり、会議で自由に発言できないのは問題です。
自由に発言する。となると、誰かの発言に対して、それは違う、と否定するのも自由です。
ただ、相手の発言を十分理解しないうちに、自論で反論するのはやめましょう。誰かが反対意見を主張した時点で、頭ごなしに反論するような場合です。
そのような場合は、理由と根拠、認識している事実まで聞き出しましょう。誰か遮る人がいれば議長が最後まで聞きましょう、、と促し、発言者に最後まで発言してもらいましょう。
話が長い人や、話が良く分からない発言をされる場合は、議長が内容を要約してこういった主張内容で良いですか？理由と根拠は？といった形で話をまとめる事が大切になります。
最後に必ず決定事項を確認
議事録に決定事項を記載するのは当然ですが、会議の最後に必ず確認しておく事が大切です。その際、議長が確認しても良いですが、議長はプロジェクトの推進者であることが多いので、客観的な目で書記の方に確認してもらうのも良い方法だと思います。
議論が紛糾した時の対処方法
全体会議のように意思決定する会議と分科会で問題を深く議論し解決策を探る会議と、目的によって対応は変わってきます。
- 全体会議では、色々な案件を意思決定し、承認して行く事が大切です。
- 事前に分科会等で深く議論しておく事が大切になります。
- 問題を深く議論する会議では対立意見が出るのは至極まっとうな事です。
イメージを下記の図に示し、説明して行きます。
参考図書：理論が伝わる「議論の技術」、倉島 保美（Blue Backs）
①主張、②その理由、③根拠となる事実、を整理する
対立が激化する場合は、色々な意見が出るので紛糾するので、そもそも、話を整理する必要が有ります。感情的なやり合いになると泥沼化するのでそこは議長が止める必要が有ります。
整理するにはまず、お互いの主張とその理由、根拠となる事実を整理します。主張、その理由は違ってしかるべきですが、事実は一つです。
なので、まずは、事実を再確認し、前提を合わせましょう。どちらかが、事実誤認をしていただけ。という場合もあります。そんな場合は、事実を再確認するだけで簡単に合意できたりします。
主張や理由はなぜ自分の考えと違うのか？その辺りを知ろうとして話すことが大切です。しかし、分からない場合は相違点としてとらえておく、一旦、議論をするのはやめるのが大切です。
ミッションから合意できる所を確認する
事実確認が終了し、主張、その理由から相違点が明確になったら、次に共通のミッションの再確認です。ミッションを再確認するだけで、双方の主張を包括する案が出てきたりします。
具体的なメリット/デメリットで協議する。
そこまで、合意が出来たら、相違点の協議になりますが、その主張、理由をその考えはおかしい、等といった議論になるとその人の価値観によるところもあるので平行線になりやすいです。
そこで、お互いに共有できている価値観、ミッションを改めて再認識し、双方の主張を実施した場合のメリット/デメリットを明確にして、一番効果的と思われる案を関係者で協議するのが大切になります。
日頃のコミュニケーション、信頼関係の構築が大切
メリット/デメリットに集中する。といっても言うのは簡単ですが、日頃のコミュニケーションがとれていて信頼関係が構築されている事が前提になります。
以下の記事が参考になると思うので良ければ参照ください。
時間管理
全体会議で紛糾したら別に議論することが大切
全体会議のように決める会議では、一つの案件に時間が取られすぎて、他の案件まで議論できないような場合は時間管理をする必要が有ります。
相手の主張を整理しないと混乱しそうな場合は、改めた方が良いでしょう。
本日は、決められないことが分かったので、改めて関係者で議論することとし、その際に、その会議の参加者と、打ち合わせ日時はその場で決めましょう。そうしないと、打ち合わせ日を確定させるだけでまた一仕事になってしまいます。
また、その際にはメンバーは極力絞りましょう。それこそ、発言の意志のない人は呼ばなくて結構です。ただ、打ち合わせのメンバーも揉める原因にはなるので必ず全体会議で参加者は決める事が大切です。
通常は、そんなに待てないでしょうから、会議が終了後、関係者が時間が取れるのならその日のうちに、多少遅くなっても実施してしまった方が良いと思います。
話の脱線/要領がつかめない発言。
大体、役職が上の方の発言は、人によりますが話が脱線することが多々あります。「そういえば、○○はどうなってる？」など、議題と関係のない事を突然言われる方もいますよね？（うちの会社だけ？）
本人は良かれと思ってなのでしょうが雑談が長い人。新人が雑談したら、注意されそうですが、何故か自分は雑談が許されると思ってしまう人
そういった人は、やはり、議長が軌道修正する必要が有ります。そんな際、W.Bなりスクリーンなりで議論がリアルタイムで共用できていれば、会議の趣旨からずれている事も分かりやすいです。
まとめ
- 会議においては、意思決定をする会議と、対処方法を深く議論する会議と役割を分ける事が望ましい。
- 意思決定する会議では事前に関係者で方向性を議論しておく必要がある。
- 書記担当は専任とし議長は議事進行に専念する。
- 自由な議論のために、反対意見はしっかり聞く必要があるが、全員が発言する必要は無い。
- 議論が紛糾した場合は、主張、その理由、根拠（データ/事実）を整理し、まずは事実誤認がないか確認する。
- ミッションを改めて双方で確認した後は、お互いの主張で得られるメリット/デメリットを議論する。
- ミッション/メリット/デメリットから、Bestと思われる案を考える。
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